行政 AI Agent
導入現況分析
從行政工作減量與行政效能提升兩個角度，盤點各處室 AI Agent 應用成果與未來精進方向。
分析範圍與方法
一份跨七大處室的行政 AI 應用盤點
逐一檢視每份簡報、海報與工作流說明，從中萃取可重複的模式與量化成效。
教務處
教務主任．課研組．教學組．資訊組．註冊組
學務處
體育組．健康中心．活動組．環衛組．生教組
總務處
總務主任．出納組．文書組．招標文件（幹事）
輔導處
輔導組．親資組．特教組
人主處室
人事室．會計室
幼兒園
園主任．教務組長．保育組長．護理師
幼教研習中心
研習規劃．資訊．編輯等業務同仁工作報告
本分析僅依現有簡報／海報／影音之公開陳述內容彙整，量化數字均引用自各單位原始報告。
核心發現
兩個角度、四個共通模式
行政工作減量聚焦「省下多少時間」；行政效能提升聚焦「品質與能力如何升級」。
行政工作減量
把重複、耗時、規則明確的工作交給 Agent
行政效能提升
讓人力從「操作」轉向「判斷與決策」
行政工作減量．01
同一件工作，時間怎麼變？
三個實測案例：同類型作業，導入 Agent 前後所需時間對照（單位：分鐘）。
另一參考案例｜特定職類人員五年休假工時追溯（學務處．活動組）：40 個週年區間、約 480 筆工時擷取，人工推估 5 天 → Agent 約 30 分鐘完成。
行政工作減量．02
解決的痛點：四種最常見的工作型態
不論處室業務性質差異，多數導入案例都落在這四種可複製的工作模式中。
大量資料比對彙整
痛點｜跨檔案、跨年度、跨班級資料格式不一，人工逐筆核對耗時又易錯漏。
案例｜註冊組學生資料比對、親資組志工時數（約 250 人歷史資料）、出納組勞健保分列、招標工程 40 項工項整理
公文與文件初稿產出
痛點｜法規用語嚴謹、條款附件多次交叉比對，傳統撰寫耗時且易誤植。
案例｜幼兒園採購簽呈、人事室考核表件、總務處午餐採購簽辦、特教組 IEP 智慧輔助撰寫
會議紀錄與逐字稿整理
痛點｜錄音聽打逐字稿、摘要重點極度耗費人力與時間。
案例｜幼教研習中心會議紀錄流程（NotebookLM）、學務主任會議助理、輔導組個案會議文件
通知提醒與例外追蹤
痛點｜待辦、缺漏、期限分散在各處，容易遺漏或需人工逐案盤點。
案例｜教學組觀課資料繳交追蹤、生教組學生事件歸檔、特教組治療課時段彙整與提醒
行政效能提升．01
從「人工全查」到「例外管理」
效能提升的關鍵不是做得更快，而是把人力從機械查核解放出來，專注在真正需要判斷的少數項目。
班級掃具申請彙整
「Agent 不是全自動黑箱，遇到不確定的資料，一定先問人」——品項不明、地點衝突時主動停下詢問，不自行判斷。
學生班級資料比對（課後班）
330 筆資料中 323 筆自動比對成功（97.9%），人工處理範圍從 330 筆縮減至 7 筆異常資料。
轉銜名單交叉檢核
比對班級、姓名與身分識別欄位，自動分出「一致」與「待人工確認」兩類名單。
行政效能提升．02
從「單次交辦」到「可重複使用的系統」
多數應用仍是一次性任務；少數單位已進一步把經驗固化成隨時可用的工具與入口網站，效益可持續累積。
8 套自建線上系統
線上出題系統、班級管理系統、CAMS 班級 RPG、資訊財產管理等已上線並供全校同仁使用，由 Claude Code／Codex 主導開發、除錯與部署，過去需外包數週的工作，現在數天即可完成。
YANI 工作網站入口
把分散各處的工具網址、待辦與行事曆整合成單一入口，並陸續產出課程計畫審查系統、鐘點費領據產生器、頒獎通知單產生器等多個常駐小工具。
4 款獨立小程式工具
甘特圖製作、回饋單分析、活動照片挑選、圖片批次轉檔，皆做成「不用包裝成 Skill、不燒 Token」的獨立可重複使用工具，方便全中心同仁直接取用。
行政效能提升．03
品質把關升級，且形成共同的人機分工原則
AI 負責整理、比對、初稿；人員負責判斷、確認、核章——這句話幾乎出現在每一份處室報告中。
正確性與合規把關實例
各處室共同強調的分工原則
「核心價值：讓人事人員把時間從重複整備，轉回程序把關、委員會服務與個資保護。」
人事業務單位「AI 提供建議，最終責任仍由人員承擔。」
行政文書單位「AI Agent 是行政執行與品質檢核的數位工作夥伴，不取代輔導專業與行政責任。」
學生輔導單位「AI Agent 的價值，不是幫主任做決定，而是幫主任把資訊準備到可以做決定。」
處室主管全貌盤點
各處室 AI Agent 應用地圖
依「減量／效能」主要效益分類。
| 處室 / 單位 | 主要應用重點 | 主要效益 |
|---|---|---|
| 教務處 | 課研組 YANI 工作網站；教學組公開課追蹤；資訊組 8 套自建系統；註冊組資料比對 93.3%↓；教務主任 5 大實際專案 | 減量＋效能 |
| 學務處 | 活動組工時追溯 5 天→30 分；健康中心月報 90%↓；體育組校隊比賽流程；環衛組掃具彙整；生教組事件歸檔 | 減量＋效能 |
| 總務處 | 出納組勞健保分列；文書組公文摘要擬辦；招標文件初稿；總務主任午餐採購／評鑑資料整理 | 減量 |
| 輔導處 | 輔導組個案會議＋轉銜比對；親資組志工時數登錄（約 250 人）；特教組 IEP 智慧輔助撰寫 | 減量＋效能 |
| 人主處室 | 人事室考核資料彙整與追蹤；會計室預算比對與月報公告產出 | 減量 |
| 幼兒園 | 採購簽呈 85%↓；耗材申購 95%↓；課程綱要視覺化掛網；健康趨勢分析 90%↓ | 減量＋效能 |
| 幼教研習中心 | 資料整理／會議紀錄／工具化／校稿等應用；另有部分業務以現場執行與跨單位協作為主 | 部分導入 |
未來精進方向
從個別亮點，走向全校可複製的能力
六項具體建議，讓分散的個人經驗變成組織資產。
建立校內 AGENTS.md／SOP 範本庫
將體育組、資訊組等已驗證的工作規則書與流程規範整理成共用範本，避免每位同仁從零摸索。
把單次任務升級為常駐小工具
參考資訊組、課研組 YANI、研習中心 4 款工具的做法，優先將高頻重複的比對／彙整流程工具化。
建立跨處室經驗交流機制
定期分享各處室導入案例與提示技巧，降低重複摸索成本，加速新單位上手。
制定 AI 使用邊界與留痕規範
延續「敏感資料最小化」「人工最終核定」等已出現的共識，訂定校級 SOP 明確化資安與個資治理原則。
定期盤點現場型／待觀察業務
現場密集型、以跨單位協作為主的業務，建議每學期定期複盤是否出現新的自動化切入點，而非一次評估後即擱置。
建立成效追蹤指標
比照註冊組、幼兒園之量化呈現方式（時間縮短％、正確率），逐步為更多單位補齊「Before／After」數據。
結語
把時間留給真正需要判斷、溝通與服務的工作
這是本次盤點中，跨處室最一致的一句共同結論。行政 AI Agent 目前的價值不在取代判斷，而在把重複、耗時、規則明確的工作交還給機器，讓行政夥伴的時間回到最有價值的地方。
下一步：從本報告的「未來精進方向」六項建議中，優先選定 1–2 項於下學期試行，並於期末以量化數字回報成效。