學校公文擬辦提醒系統

🔑 Gemini API Key

前往 Google AI Studio 取得免費 API Key

🖥️ 本機 OCR 與 AI 供應商（選用）

啟動 tools/start_ocr_server.ps1 後，來文的 PDF／圖片會先在自己電腦用 Tesseract 轉成文字，不必上傳給雲端 AI。詳見 docs/local-ocr.md。

本機服務網址撰稿使用的 AI

🏫 學校基本資料

學校名稱承辦人職稱角色所屬處室每日提醒信箱選填，多人用逗號分隔

每日待辦提醒信會寄到這裡（儲存後會寫入雲端，供排程寄信使用）。

🎒 新學年度初始化

建議先到 Google Sheets 複製一份舊學年度備份，再更新承辦人。這裡只調整本系統資料，不會刪除舊公文。

目前學年度

批次改派未結案公文

只會改「待辦 / 處理中」公文，已結案公文會保留原承辦人。

📇 人員通訊錄（催辦 Email 用）

登錄承辦人對應的處室與 Email，主管「催辦」時系統才能寄信給對的人。共用於雲端，全校一份。

📅 每日待辦提醒

上班日開啟系統時自動跳出今日提醒

提醒只在「上班日」（排除週末與國定假日）、且有待辦公文、每天首次開啟時出現一次。

📊 Google Sheets 同步

將公文追蹤資料儲存到 Google Sheets，方便多裝置查看與備份。

⚠️ 需先依下方步驟建立 Apps Script，再將網址貼入此處。

Apps Script 網址

📋 Apps Script 建立步驟（試算表會自動建立，不必先建）

開啟 script.google.com → 點「新專案」
將下方程式碼完整貼入，取代原有內容，按 💾 儲存
點「部署」→「新增部署作業」→類型選「網頁應用程式」
執行身分：「我」，存取權：「任何人」→ 點「部署」（過程需授權自己的 Google 帳號）
複製產生的網址，貼到上方欄位 → 按「儲存網址」→「測試連線」
✅ 首次連線時會自動在你的雲端硬碟建立「學校公文擬辦提醒系統」試算表（含公文追蹤、通訊錄、系統設定三個分頁），之後可按「📄 開啟我的試算表」查看

📧 每日 Email 提醒（選用）：貼好上方程式碼後，在 Apps Script 上方函式選單選「setupDailyTrigger」按▶執行一次（會要求授權），即可在每個上班日早上自動寄出今日待辦彙總信給管理者。主管想收信可在程式碼 REMINDER_EMAILS 填入信箱（多人用逗號分隔）。

🔔 承辦人自動催辦（選用）：另選「setupOfficerReminderTrigger」按▶執行一次，即可在每個上班日早上，將「期限 7 日內或已逾期」的公文依承辦人分別寄信提醒（Email 取自「人員通訊錄」）。沒填承辦人或通訊錄查無 Email 的公文，會彙整成一封寄給上方「每日提醒信箱」，提醒補登。

const SHEET_NAME = '公文追蹤';
const DIR_SHEET = '通訊錄';
const CONFIG_SHEET = '系統設定';

// 取得（或自動建立）試算表：
// 1. 曾記住的試算表 ID → 直接開啟
// 2. 綁定在試算表底下（擴充功能→Apps Script 建立）→ 用該試算表
// 3. 獨立指令碼（script.google.com 建立）→ 第一次呼叫時自動建立「學校公文擬辦提醒系統」試算表
function getSS() {
  const props = PropertiesService.getScriptProperties();
  const savedId = props.getProperty('SS_ID');
  if (savedId) {
    try { return SpreadsheetApp.openById(savedId); } catch (err) { props.deleteProperty('SS_ID'); }
  }
  const bound = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  if (bound) {
    props.setProperty('SS_ID', bound.getId());
    return bound;
  }
  const ss = SpreadsheetApp.create('學校公文擬辦提醒系統');
  props.setProperty('SS_ID', ss.getId());
  const first = ss.getSheets()[0];
  if (first && (first.getName() === '工作表1' || first.getName() === 'Sheet1')) {
    first.setName(SHEET_NAME);
    first.appendRow(['id','date','org','subject','type','deadline','status','content','officer','dept']);
  }
  return ss;
}

function doPost(e) {
  return doGet(e);
}

function doGet(e) {
  const action = e.parameter.action || 'getAll';
  const ss = getSS();
  let sheet = ss.getSheetByName(SHEET_NAME);
  if (!sheet) {
    sheet = ss.insertSheet(SHEET_NAME);
    sheet.appendRow(['id','date','org','subject','type','deadline','status','content','officer','dept']);
  }
  // 自動補上 officer(第9欄)、dept(第10欄)，相容舊試算表
  if (sheet.getRange(1, 9).getValue() !== 'officer') sheet.getRange(1, 9).setValue('officer');
  if (sheet.getRange(1, 10).getValue() !== 'dept') sheet.getRange(1, 10).setValue('dept');

  if (action === 'version') return ok('v7-portable');
  if (action === 'info') return ok({ version: 'v7-portable', sheetName: ss.getName(), sheetUrl: ss.getUrl() });

  // ── 系統設定（key/value）──
  if (action === 'getConfig') {
    return ok(gsGetConfig(ss, e.parameter.key));
  }
  if (action === 'setConfig') {
    gsSetConfig(ss, e.parameter.key, e.parameter.value || '');
    return ok('saved');
  }

  if (action === 'getAll') {
    const data = sheet.getDataRange().getValues();
    if (data.length <= 1) return ok([]);
    const headers = data[0];
    const tz = ss.getSpreadsheetTimeZone();
    // 把被 Sheets 自動轉成日期的儲存格還原成民國 Y/M/D 字串
    function toRoc(v) {
      if (Object.prototype.toString.call(v) === '[object Date]') {
        const y = Number(Utilities.formatDate(v, tz, 'yyyy'));
        const rocY = y < 1000 ? y : y - 1911;
        return rocY + '/' + Utilities.formatDate(v, tz, 'MM/dd');
      }
      return v;
    }
    const records = data.slice(1).map(row => {
      const o = {};
      headers.forEach((h, i) => o[h] = row[i]);
      o.id = String(o.id);
      o.date = toRoc(o.date);
      o.deadline = toRoc(o.deadline);
      return o;
    });
    return ok(records);
  }

  if (action === 'add') {
    const r = e.parameter;
    const row = sheet.getLastRow() + 1;
    // 先把整列設成純文字格式，避免 id/日期/期限被自動轉成數字或時間戳
    sheet.getRange(row, 1, 1, 10).setNumberFormat('@');
    sheet.getRange(row, 1, 1, 10).setValues([[r.id, r.date, r.org, r.subject, r.type, r.deadline, r.status || 'pending', r.content || '', r.officer || '', r.dept || '']]);
    return ok('added');
  }

  if (action === 'updateStatus') {
    const data = sheet.getDataRange().getValues();
    for (let i = 1; i < data.length; i++) {
      if (String(data[i][0]) === String(e.parameter.id)) {
        sheet.getRange(i + 1, 7).setValue(e.parameter.status);
        break;
      }
    }
    return ok('updated');
  }

  if (action === 'updateOfficer') {
    const data = sheet.getDataRange().getValues();
    for (let i = 1; i < data.length; i++) {
      if (String(data[i][0]) === String(e.parameter.id)) {
        sheet.getRange(i + 1, 9).setNumberFormat('@').setValue(e.parameter.officer || '');
        sheet.getRange(i + 1, 10).setNumberFormat('@').setValue(e.parameter.dept || '');
        break;
      }
    }
    return ok('updated');
  }

  if (action === 'delete') {
    const data = sheet.getDataRange().getValues();
    for (let i = 1; i < data.length; i++) {
      if (String(data[i][0]) === String(e.parameter.id)) {
        sheet.deleteRow(i + 1);
        break;
      }
    }
    return ok('deleted');
  }

  if (action === 'clearAll') {
    const lastRow = sheet.getLastRow();
    if (lastRow > 1) sheet.deleteRows(2, lastRow - 1);
    return ok('cleared');
  }

  // ── 人員通訊錄 ──
  if (action === 'getDirectory') {
    const dir = ss.getSheetByName(DIR_SHEET);
    if (!dir) return ok([]);
    const dd = dir.getDataRange().getValues();
    if (dd.length <= 1) return ok([]);
    return ok(dd.slice(1).map(r => ({ name: r[0], dept: r[1], email: r[2] })));
  }

  if (action === 'saveDirectory') {
    let dir = ss.getSheetByName(DIR_SHEET);
    if (!dir) dir = ss.insertSheet(DIR_SHEET);
    dir.clear();
    dir.appendRow(['name', 'dept', 'email']);
    const rows = JSON.parse(e.parameter.rows || '[]');
    rows.forEach(r => dir.appendRow([r.name || '', r.dept || '', r.email || '']));
    return ok('saved');
  }

  // ── 催辦：寄 Email 給該公文的承辦人 ──
  if (action === 'nudge') {
    const data = sheet.getDataRange().getValues();
    const hh = {};
    data[0].forEach((n, i) => hh[n] = i);
    let rec = null;
    for (let i = 1; i < data.length; i++) {
      if (String(data[i][0]) === String(e.parameter.id)) { rec = data[i]; break; }
    }
    if (!rec) return ok('not-found');
    const officer = String(rec[hh.officer] || '').trim();
    const dir = ss.getSheetByName(DIR_SHEET);
    let email = '';
    if (dir) {
      const dd = dir.getDataRange().getValues();
      for (let i = 1; i < dd.length; i++) {
        if (String(dd[i][0]).trim() === officer && officer !== '') { email = String(dd[i][2] || '').trim(); break; }
      }
    }
    if (!email) return ok('no-email');
    const note = e.parameter.note || '';
    const subject = '【公文催辦】' + rec[hh.subject];
    let body = officer + ' 您好：\n\n主管提醒您儘速處理下列公文：\n\n主旨：' + rec[hh.subject] +
      '\n來文機關：' + rec[hh.org] + '\n辦理期限：' + rec[hh.deadline] +
      (note ? '\n\n主管留言：' + note : '') +
      '\n\n請儘速辦理，謝謝。\n———\n本信由「學校公文擬辦提醒系統」自動發送。';
    GmailApp.sendEmail(email, subject, body);
    return ok('nudged');
  }

  return ContentService
    .createTextOutput(JSON.stringify({ status: 'error', data: 'unknown action: ' + action }))
    .setMimeType(ContentService.MimeType.JSON);
}

function ok(data) {
  return ContentService
    .createTextOutput(JSON.stringify({ status: 'ok', data: data }))
    .setMimeType(ContentService.MimeType.JSON);
}

// 系統設定 key/value 存取
function gsGetConfig(ss, key) {
  const sh = ss.getSheetByName(CONFIG_SHEET);
  if (!sh) return '';
  const d = sh.getDataRange().getValues();
  for (let i = 0; i < d.length; i++) {
    if (String(d[i][0]) === String(key)) return String(d[i][1] || '');
  }
  return '';
}
function gsSetConfig(ss, key, value) {
  let sh = ss.getSheetByName(CONFIG_SHEET);
  if (!sh) { sh = ss.insertSheet(CONFIG_SHEET); sh.appendRow(['key', 'value']); }
  const d = sh.getDataRange().getValues();
  for (let i = 0; i < d.length; i++) {
    if (String(d[i][0]) === String(key)) { sh.getRange(i + 1, 2).setValue(value); return; }
  }
  sh.appendRow([key, value]);
}

// ===== 每日待辦 Email 提醒（階段三）=====
// 收件者（多人用逗號分隔）。留空＝寄給試算表擁有者本人。主管可加自己的信箱。
const REMINDER_EMAILS = '';
// 提醒範圍：列出幾天內到期（含逾期）。預設 14 天。
const REMINDER_DAYS_AHEAD = 14;
// 台灣國定假日（與系統前端一致，⚠️ 請逐年核對）
const GS_HOLIDAYS = ['2026-01-01','2026-02-16','2026-02-17','2026-02-18','2026-02-19','2026-02-20','2026-02-27','2026-02-28','2026-04-03','2026-04-04','2026-04-06','2026-05-01','2026-06-19','2026-09-25','2026-10-09','2026-10-10'];

function gsIsWorkingDay(d, tz) {
  const day = d.getDay();
  if (day === 0 || day === 6) return false;
  return GS_HOLIDAYS.indexOf(Utilities.formatDate(d, tz, 'yyyy-MM-dd')) === -1;
}

function gsDaysUntil(deadline, today, tz) {
  if (deadline === '' || deadline == null) return null;
  let y, mo, d;
  if (Object.prototype.toString.call(deadline) === '[object Date]') {
    const p = Utilities.formatDate(deadline, tz, 'yyyy-MM-dd').split('-');
    y = parseInt(p[0], 10); mo = parseInt(p[1], 10); d = parseInt(p[2], 10);
  } else {
    const s = String(deadline);
    if (s.indexOf('無') !== -1) return null;
    const m = s.match(/(\d+)[\/年](\d+)[\/月](\d+)/);
    if (!m) return null;
    y = parseInt(m[1], 10); mo = parseInt(m[2], 10); d = parseInt(m[3], 10);
  }
  if (y < 1000) y += 1911;
  const dl = new Date(y, mo - 1, d); dl.setHours(0, 0, 0, 0);
  return Math.ceil((dl - today) / 86400000);
}

// 主要寄信函式（由觸發器每日呼叫；非上班日或無待辦則不寄）
function sendDailyReminder() {
  const ss = getSS();
  const tz = ss.getSpreadsheetTimeZone();
  const now = new Date();
  if (!gsIsWorkingDay(now, tz)) return;
  const today = new Date(now.getFullYear(), now.getMonth(), now.getDate());
  const sheet = ss.getSheetByName(SHEET_NAME);
  if (!sheet) return;
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  if (data.length <= 1) return;
  const h = {};
  data[0].forEach((name, i) => h[name] = i);

  const b = { overdue: [], today: [], soon: [], week: [] };
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const row = data[i];
    if (row[h.status] === 'done') continue;
    const days = gsDaysUntil(row[h.deadline], today, tz);
    if (days === null) continue;
    const it = { subject: row[h.subject], org: row[h.org], deadline: row[h.deadline], type: row[h.type], officer: row[h.officer] || '', days: days };
    if (days < 0) b.overdue.push(it);
    else if (days === 0) b.today.push(it);
    else if (days <= 3) b.soon.push(it);
    else if (days <= REMINDER_DAYS_AHEAD) b.week.push(it);
  }
  const total = b.overdue.length + b.today.length + b.soon.length + b.week.length;
  if (total === 0) return;

  const TL = { sign: '簽', letter: '函', draft: '擬辦' };
  function line(it) {
    const d = it.days < 0 ? ('逾期' + Math.abs(it.days) + '天') : it.days === 0 ? '今天到期' : ('剩' + it.days + '天');
    return '・[' + (TL[it.type] || it.type) + '] ' + it.subject + '（' + it.org + '）' + (it.officer ? ' 〔承辦：' + it.officer + '〕' : '') + ' — ' + it.deadline + '（' + d + '）';
  }
  function sec(title, arr) { return arr.length ? (title + '（' + arr.length + '）\n' + arr.map(line).join('\n') + '\n\n') : ''; }

  const rocDate = (now.getFullYear() - 1911) + '年' + (now.getMonth() + 1) + '月' + now.getDate() + '日';
  const subject = '【公文提醒】' + rocDate + '　今日待辦 ' + total + ' 件（逾期' + b.overdue.length + '、今日到期' + b.today.length + '）';
  let body = rocDate + ' 公文待辦提醒\n\n';
  body += sec('[逾期]', b.overdue);
  body += sec('[今日到期]', b.today);
  body += sec('[3天內到期]', b.soon);
  body += sec('[' + REMINDER_DAYS_AHEAD + '天內到期]', b.week);
  body += '———\n本信由「學校公文擬辦提醒系統」自動發送。';

  const cfgEmail = gsGetConfig(ss, 'reminderEmail');
  const to = (cfgEmail && cfgEmail.trim()) || REMINDER_EMAILS.trim() || Session.getEffectiveUser().getEmail();
  GmailApp.sendEmail(to, subject, body);
}

// 只需手動執行一次：建立「每天早上 7~8 點」的觸發器（非上班日由函式內部跳過）
function setupDailyTrigger() {
  ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(t => {
    if (t.getHandlerFunction() === 'sendDailyReminder') ScriptApp.deleteTrigger(t);
  });
  ScriptApp.newTrigger('sendDailyReminder').timeBased().everyDays(1).atHour(7).create();
}

// ===== 承辦人個別催辦提醒（期限 7 日內、含逾期，逐人寄信）=====
// 每個上班日各寄一次：把「未結案且期限 7 日內或已逾期」的公文，依承辦人分組，
// 各寄一封提醒給該承辦人（Email 取自「通訊錄」）。
// 沒填承辦人、或承辦人不在通訊錄的公文，彙整成一封寄給管理者（reminderEmail）。
const OFFICER_REMINDER_DAYS = 7;
const OFFICER_REMINDER_CC = ''; // 選填：每封承辦人催辦信同步副本給此信箱（留空＝不副本）

function sendOfficerReminders() {
  const ss = getSS();
  const tz = ss.getSpreadsheetTimeZone();
  const now = new Date();
  if (!gsIsWorkingDay(now, tz)) return;
  const today = new Date(now.getFullYear(), now.getMonth(), now.getDate());
  const sheet = ss.getSheetByName(SHEET_NAME);
  if (!sheet) return;
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  if (data.length <= 1) return;
  const h = {};
  data[0].forEach((name, i) => h[name] = i);

  // 承辦人姓名 → Email（通訊錄）
  const dirMap = {};
  const dir = ss.getSheetByName(DIR_SHEET);
  if (dir) {
    const dd = dir.getDataRange().getValues();
    for (let i = 1; i < dd.length; i++) {
      const nm = String(dd[i][0] || '').trim();
      if (nm) dirMap[nm] = String(dd[i][2] || '').trim();
    }
  }

  const TL = { sign: '簽', letter: '函', draft: '擬辦' };
  const byOfficer = {}; // email -> { officer, items:[] }
  const orphan = [];    // 沒承辦人 / 通訊錄查無 Email
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const row = data[i];
    if (row[h.status] === 'done') continue;
    const days = gsDaysUntil(row[h.deadline], today, tz);
    if (days === null) continue;
    if (days > OFFICER_REMINDER_DAYS) continue; // 只留 7 日內＋逾期
    const it = { subject: row[h.subject], org: row[h.org], deadline: row[h.deadline], type: row[h.type], officer: String(row[h.officer] || '').trim(), days: days };
    const email = it.officer ? (dirMap[it.officer] || '') : '';
    if (email) {
      if (!byOfficer[email]) byOfficer[email] = { officer: it.officer, items: [] };
      byOfficer[email].items.push(it);
    } else {
      orphan.push(it);
    }
  }

  function dstr(d) { return d < 0 ? ('已逾期' + Math.abs(d) + '天') : d === 0 ? '今天到期' : ('剩' + d + '天'); }
  function line(it) {
    return '・[' + (TL[it.type] || it.type) + '] ' + it.subject + '（' + it.org + '） — 期限 ' + it.deadline + '（' + dstr(it.days) + '）';
  }
  const rocDate = (now.getFullYear() - 1911) + '年' + (now.getMonth() + 1) + '月' + now.getDate() + '日';

  // 逐一寄給承辦人
  Object.keys(byOfficer).forEach(email => {
    const g = byOfficer[email];
    g.items.sort((a, b) => a.days - b.days);
    const subject = '【公文催辦提醒】您有 ' + g.items.length + ' 件公文於 ' + OFFICER_REMINDER_DAYS + ' 日內到期（含逾期）';
    const body = g.officer + ' 您好：\n\n以下是您承辦、期限在 ' + OFFICER_REMINDER_DAYS + ' 日內（含已逾期）的公文，請儘速辦理：\n\n' +
      g.items.map(line).join('\n') +
      '\n\n（' + rocDate + ' 系統自動提醒）\n———\n本信由「學校公文擬辦提醒系統」自動發送，請勿直接回覆。';
    GmailApp.sendEmail(email, subject, body, OFFICER_REMINDER_CC ? { cc: OFFICER_REMINDER_CC } : {});
  });

  // 漏網公文彙整給管理者
  if (orphan.length) {
    orphan.sort((a, b) => a.days - b.days);
    const to = (gsGetConfig(ss, 'reminderEmail') || '').trim() || Session.getEffectiveUser().getEmail();
    const subject = '【公文催辦－待補承辦人】' + orphan.length + ' 件公文 ' + OFFICER_REMINDER_DAYS + ' 日內到期但無法個別催辦';
    const body = rocDate + '　下列公文將於 ' + OFFICER_REMINDER_DAYS + ' 日內到期（含已逾期），但因「未填承辦人」或「承辦人不在通訊錄」，無法自動寄給承辦人，請補登後處理：\n\n' +
      orphan.map(it => line(it) + (it.officer ? '　〔承辦：' + it.officer + '，通訊錄查無 Email〕' : '　〔未填承辦人〕')).join('\n') +
      '\n\n———\n本信由「學校公文擬辦提醒系統」自動發送。';
    GmailApp.sendEmail(to, subject, body);
  }
}

// 只需手動執行一次：建立「每天早上 7~8 點」承辦人催辦觸發器（非上班日由函式內部跳過）
function setupOfficerReminderTrigger() {
  ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(t => {
    if (t.getHandlerFunction() === 'sendOfficerReminders') ScriptApp.deleteTrigger(t);
  });
  ScriptApp.newTrigger('sendOfficerReminders').timeBased().everyDays(1).atHour(7).create();
}

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